Membuat KOP Surat dengan MS Word

Membuat Kepala Surat Resmi (Word 2003)

Seandainya Anda butuh lembaran kertas surat berkepala surat resmi, tetapi terlalu banyak, lama dan mahal bila harus mencetaknya di percetakan biasa, coba untuk membuatnya sendiri dengan menggunakan pengolah kata.
Kepala surat umumnya mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, alamat e-mail dan alamat situs Web. Karena kepala surat ini berada di bagian atas lembaran surat, Anda dapat menggunakan Header and Footer untuk menempatkan informasi tersebut; termasuk logo. Tentu saja Anda dapat pula mengembangkan format lain sesuai kreativitas Anda.
Anda dapat membuat kepala surat terlihat lebih menarik dengan membuat format yang tampil beda. Misalnya nama perusahaan ditulis dengan font Arial 14 point warna hitam yang membosankan itu bisa diubah menjadi Arial Rounded MT Bold 18 point warna biru.
Mari kita mulai membuat kepala surat. Bila dokumen belum dalam tampilan Print Layout, buka menu View dan klik Print Layout. Dari menu View, klik Header and Footer.
Buka menu Format, pilih Tabs, klik Clear All, kemudian klik OK. Setting Tab default untuk header dan footer ini perlu dihilangkan agar Anda dapat mengetik dengan interval sampai 0,02cm. Di toolbar Formatting, pilih tipe font, ukuran font, dan warna font yang Anda inginkan. Tekan Tab dua kali, ketikkan nama perusahaan. Tekan Tab sekali lagi, lalu ketikkan nomor teleponnya. Tekan Enter untuk pindah ke baris berikutnya.
Tekan Tab dua kali, ketik alamat perusahaan. Tekan Tab sampai kursor sejajar dengan nomor telepon di atasnya, lalu ketik nomor fax. Tekan Enter. Tekan Tab dua kali, kemudian ketik kota dan kode pos. Tekan Tab sampai sejajar dengan nomor fax di atasnya, lalu ketik alamat e-mail.
Anda bisa melanjutkan cara serupa untuk memasukkan keterangan lain yang Anda inginkan.
Bila sudah puas, di toolbar Header and Footer, klik Close.
Bila surat yang akan Anda buat tersebut terdiri lebih dari satu halaman, dan Anda tidak ingin kepala surat itu muncul di semua halaman, bukalah menu File, klik Page Setup. Pada tab Layout, bagian Headers and footers, centang Different first page.
Bagaimana bila Anda ingin memajang semboyan atau logo perusahaan di footer? Di toolbar Header and Footer tadi, klik Switch Between Header and Footer. Di toolbar Formatting, pilih tipe font, ukuran font, warna font, dan rataan tepi yang Anda inginkan. Masukkan semboyan perusahaan atau logo.
Andaikan surat Anda panjangnya lebih dari satu halaman dan Anda ingin informasi yang ada di footer muncul di tiap halaman, kliklah Show Next di toolbar Header and Footer, kemudian masukkan semboyan atau logo perusahaan yang Anda inginkan. Setelahnya, klik Close di toolbar Header and Footer.
Membuat Garis Batas
Untuk menegaskan perbedaan antara area kepala surat dan badan surat, Anda bisa menambahkan garis batas. Masih dalam kotak Header, letakkan kursor di bagian bawah baris yang akan Anda tambahi garis. Buka menu Format, klik Borders and Shading, lalu klik tab Border.
Pilih gaya (di bagian Style), warna (di bagian Color) dan lebar (di bagian Width) yang Anda butuhkan, kemudian klik tombol bawah teks yang ada dalam diagram Preview.
Selain cara ini, Anda dapat pula membuat garis batas dengan cara menggambarnya menggunakan toolbar Drawing. Di toolbar Drawing, klik AutoShapes; arahkan ke Lines dan klik salah satu gaya yang Anda inginkan untuk garis tersebut. (Anda juga dapat langsung mengklik Line yang ada di toolbar tersebut.) Kembali ke dalam kotak Header, klik dan seret kursor untuk menggambar garis.
Dalam keadaan garis masih tersorot, klik Line Style di toolbar Drawing, dan pilih salah satu gaya yang Anda sukai. Andai Anda menginginkan gaya lainnya, klik saja More Lines di deretan Line Style tadi. Warna garis dapat Anda ubah di opsi Line Color pada toolbar Drawing.
Menambahkan Gambar Latar atau Watermark
Anda juga dapat memberi gambar latar atau watermark pada lembaran surat untuk mendapatkan tampilan yang unik. Bagaimana caranya?
Dari menu Format, arahkan ke Background, kemudian klik Printed Watermark. Untuk memasukkan watermark berupa gambar, klik Picture Watermark, kemudian klik Select Picture. Pilih gambar yang Anda inginkan, lalu klik Insert.
Sedangkan bila Anda ingin menyisipkan teks watermark, klik Text Watermark, lalu masukkan teks yang ingin Anda munculkan. Tentukan format lainnya yang Anda inginkan, lalu klik Apply. Untuk melihat bagaimana tampilan watermark ketika muncul di halaman cetak, gunakan tampilan Print layout.
Bila ingin menggunakan obyek, misalnya AutoShape, sebagai watermark di Header, Anda harus secara manual mempaste atau menyisipkannya. Anda tidak bisa menggunakan kotak dialog Printed Watermark untuk mengontrol setting ini.
Bila ingin menambahkan theme, yang mencakupkan latar belakang dokumen, elemen rancangan, dan skema warna, gunakan perintah Themes di menu Format.
Membuat Template
Nah, format surat Anda sudah selesai. Andai kata kelak format tadi akan sering Anda gunakan, jadikan saja dokumen tersebut sebagai template agar Anda tidak perlu repot membuatnya kembali.
Dengan dokumen dalam keadaan terbuka, buka menu File dan klik Save As. Pada kotak Save as type, pilih Document Template, kemudian klik Save. File ini secara default akan tersimpan di folder Templates di kotak Save in.
Bila Anda ingin template itu muncul di tab selain General, pindahkan saja ke subfolder yang diinginkan, atau buatlah subfolder baru dalam folder Templates. Di kotak File name, ketikkan nama untuk template baru ini, lalu klik Save.