Membuat Kepala Surat Resmi (Word 2003)
Seandainya Anda butuh lembaran kertas surat berkepala surat
resmi, tetapi terlalu banyak, lama dan mahal bila harus mencetaknya di
percetakan biasa, coba untuk membuatnya sendiri dengan menggunakan
pengolah kata.
Kepala surat umumnya mencantumkan nama
perusahaan, alamat, nomor telepon, nomor fax, alamat e-mail dan alamat
situs Web. Karena kepala surat ini berada di bagian atas lembaran surat,
Anda dapat menggunakan Header and Footer untuk menempatkan informasi
tersebut; termasuk logo. Tentu saja Anda dapat pula mengembangkan format
lain sesuai kreativitas Anda.
Anda dapat membuat kepala surat terlihat lebih menarik dengan membuat
format yang tampil beda. Misalnya nama perusahaan ditulis dengan font
Arial 14 point warna hitam yang membosankan itu bisa diubah menjadi
Arial Rounded MT Bold 18 point warna biru.
Mari kita mulai membuat kepala surat. Bila dokumen belum dalam
tampilan Print Layout, buka menu View dan klik Print Layout. Dari menu
View, klik Header and Footer.
Buka menu Format, pilih Tabs, klik Clear All, kemudian klik OK.
Setting Tab default untuk header dan footer ini perlu dihilangkan agar
Anda dapat mengetik dengan interval sampai 0,02cm. Di toolbar
Formatting, pilih tipe font, ukuran font, dan warna font yang Anda
inginkan. Tekan Tab dua kali, ketikkan nama perusahaan. Tekan Tab sekali
lagi, lalu ketikkan nomor teleponnya. Tekan Enter untuk pindah ke baris
berikutnya.
Tekan Tab dua kali, ketik alamat perusahaan. Tekan Tab sampai kursor
sejajar dengan nomor telepon di atasnya, lalu ketik nomor fax. Tekan
Enter. Tekan Tab dua kali, kemudian ketik kota dan kode pos. Tekan Tab
sampai sejajar dengan nomor fax di atasnya, lalu ketik alamat e-mail.
Anda bisa melanjutkan cara serupa untuk memasukkan keterangan lain yang Anda inginkan.
Bila sudah puas, di toolbar Header and Footer, klik Close.
Bila surat yang akan Anda buat tersebut terdiri lebih dari satu
halaman, dan Anda tidak ingin kepala surat itu muncul di semua halaman,
bukalah menu File, klik Page Setup. Pada tab Layout, bagian Headers and
footers, centang Different first page.
Bagaimana bila Anda ingin memajang semboyan atau logo perusahaan di
footer? Di toolbar Header and Footer tadi, klik Switch Between Header
and Footer. Di toolbar Formatting, pilih tipe font, ukuran font, warna
font, dan rataan tepi yang Anda inginkan. Masukkan semboyan perusahaan
atau logo.
Andaikan surat Anda panjangnya lebih dari satu halaman dan Anda ingin
informasi yang ada di footer muncul di tiap halaman, kliklah Show Next
di toolbar Header and Footer, kemudian masukkan semboyan atau logo
perusahaan yang Anda inginkan. Setelahnya, klik Close di toolbar Header
and Footer.
Membuat Garis Batas
Untuk menegaskan perbedaan antara area kepala surat dan badan surat,
Anda bisa menambahkan garis batas. Masih dalam kotak Header, letakkan
kursor di bagian bawah baris yang akan Anda tambahi garis. Buka menu
Format, klik Borders and Shading, lalu klik tab Border.
Pilih gaya (di bagian Style), warna (di bagian Color) dan lebar (di
bagian Width) yang Anda butuhkan, kemudian klik tombol bawah teks yang
ada dalam diagram Preview.
Selain cara ini, Anda dapat pula membuat garis batas dengan cara
menggambarnya menggunakan toolbar Drawing. Di toolbar Drawing, klik
AutoShapes; arahkan ke Lines dan klik salah satu gaya yang Anda inginkan
untuk garis tersebut. (Anda juga dapat langsung mengklik Line yang ada
di toolbar tersebut.) Kembali ke dalam kotak Header, klik dan seret
kursor untuk menggambar garis.
Dalam keadaan garis masih tersorot, klik Line Style di toolbar
Drawing, dan pilih salah satu gaya yang Anda sukai. Andai Anda
menginginkan gaya lainnya, klik saja More Lines di deretan Line Style
tadi. Warna garis dapat Anda ubah di opsi Line Color pada toolbar
Drawing.
Menambahkan Gambar Latar atau Watermark
Anda juga dapat memberi gambar latar atau watermark pada lembaran surat untuk mendapatkan tampilan yang unik. Bagaimana caranya?
Dari menu Format, arahkan ke Background, kemudian klik Printed
Watermark. Untuk memasukkan watermark berupa gambar, klik Picture
Watermark, kemudian klik Select Picture. Pilih gambar yang Anda
inginkan, lalu klik Insert.
Sedangkan bila Anda ingin menyisipkan teks watermark, klik Text
Watermark, lalu masukkan teks yang ingin Anda munculkan. Tentukan format
lainnya yang Anda inginkan, lalu klik Apply. Untuk melihat bagaimana
tampilan watermark ketika muncul di halaman cetak, gunakan tampilan
Print layout.
Bila ingin menggunakan obyek, misalnya AutoShape, sebagai watermark
di Header, Anda harus secara manual mempaste atau menyisipkannya. Anda
tidak bisa menggunakan kotak dialog Printed Watermark untuk mengontrol
setting ini.
Bila ingin menambahkan theme, yang mencakupkan latar belakang
dokumen, elemen rancangan, dan skema warna, gunakan perintah Themes di
menu Format.
Membuat Template
Nah, format surat Anda sudah selesai. Andai kata kelak format tadi
akan sering Anda gunakan, jadikan saja dokumen tersebut sebagai template
agar Anda tidak perlu repot membuatnya kembali.
Dengan dokumen dalam keadaan terbuka, buka menu File dan klik Save
As. Pada kotak Save as type, pilih Document Template, kemudian klik
Save. File ini secara default akan tersimpan di folder Templates di
kotak Save in.
Bila Anda ingin template itu muncul di tab selain General, pindahkan
saja ke subfolder yang diinginkan, atau buatlah subfolder baru dalam
folder Templates. Di kotak File name, ketikkan nama untuk template baru
ini, lalu klik Save.